K.Blog_Vol.14 PRIORITY

毎月26日9時に同テーマのブログをリリースする連動企画です。
本ブログではラベル「Special issues」でまとめております。
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今回はRednoseからのお題で「Priority」です。

優先順位を付けることは私も課題なので、走りながら考えるということで、

今回は、時間管理における取り組みを中心に展開します。

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数年前に職場で時間管理サーベイをやらせてもらいました。

具体的な数字を忘れましたが、PDCAを心がけるにもかかわらず、
沢山の方は、計画通りにうまく時間をコントロールできないと感じているようです。

トップの理由は「突発案件」が挙げられましたが、

背景に「重要案件」と「緊急案件」に時間分配のジレンマが見え隠れます。

優先順位を付けることは、なぜ難しいでしょうか？

そしてどのように見落とすことを防げるのでしょうか？

数年後の今は、プロジェクトマネジメントに携わる機会が増え、

再びこの問題について考えてみました。

優先順位を付けることは部分最適にならないように、

まず長期的な視点でプロジェクトを見ることが大切と思います。

そのうちクリティカルパスを認識することが大事で、

重要なポイントをクリアしないと後ろ向きの仕事になると分かれば、

Priorityを付けれるようになるのではないかと思います。

結果的に「緊急案件」で「重要案件」の時間を使用することも減るでしょう。

最近役に立つと思ったのは、社内教育で触れたPMBOKで、

（＝Project management body of knowledge）

フローチャート、ガントチャートのお陰さまで、

長期にわたるフローが見えて、各タスクの位置づけも明確です。

気付いたら、優先順位付けの問題もすこしずつ乗り超えているようです。

長期の視点に加えて、直近の日程管理については改善してみました。

ポイントは週単位管理を2週間単位にしました。

PC、スマホ、手帳にメモした日程を週末にレビューし、

再確認しながら、最低2週間分確定アポを手帳に書き込んでいます。

次週の予定をクリアしながら、その後の予定を追うためです。
ご参考にiPhone手帳アプリはInformantというもので、

時間確定しないタスク管理も、細かく設定できるので愛用しています。

手帳はその年の気分でいろいろ試行錯誤中で、
バーティカリタイプテーブルとコンパクトなものを中心に探しています。

今年はHOHOKO STYLE手帳で、デザインが気にいりです。

長期と直近の予定をビジュアル化にしたことだけです。

最近大分時間管理が進歩した気がします。

時間の流れのイメージをつかめることは、ポイントだと思います。

皆さんはどのようにしているのでしょうか？

ぜひ実践してよかった経験談を聞かせてください。

よろしくお願いします。